La vida es un continuo proceso de planificación. Cuando está terminando su bendecido día ya comienza a pensar: mañana me levantaré a las…, haré mis oraciones, me bañaré a las…, llevaré tal cartera, luego desayuno…, me propondré tal o cual meta y lo haré de esta forma. Y así vamos día con día, mes a mes, con sus variaciones hasta que llega de nuevo Navidad, y si Dios quiere comenzamos de nuevo. Todos los procesos del día a día siguen los caminos sencillos de la administración: planificación, organización, dirección y control, por básicos que estos sean. Hoy hablaremos del primer paso, la planificación.
Cuando los proyectos son de mayor envergadura es necesario que la planificación sea estratégica para cinco o más años. Existen varios métodos para realizar esta tarea. Este servidor, luego de muchos años prestando su servicio en esta área a distintas organizaciones, ha hecho un mix, método sinfonía, método tradicional y otros que a continuación se los presento.
Reúna a su equipo y dígale que todos se desconectarán un par de días, pero la condición primera y necesaria es que el involucramiento en esta tarea tiene que ser extremadamente dinámico y participativo; de lo contrario, terminarán con dos días perdidos y un muñeco mal armado, sin un uso práctico; segunda condición, que tiene relación con la primera, es que no se quede con nada para usted. Esta será una catarsis, tiene que ser espontánea y sincera; y tercera, que todo lo que acá quede como oficial en el archivo será ejecutado y será el espíritu de la organización. Luego de estas aclaraciones, comencemos.
Después de esta introducción necesaria, invítelos a que entre todos diseñen el objetivo general de esta obra, este tiene que contener el porqué del trabajo. Concluida esta parte, comience a ponerle salsa a su creación, invítelos a soñar, pero en grande, como cuando eran niños y adolescentes; hágales preguntas como ¿a qué se dedican en la empresa? Le responderán que a hacer pan o zapatos, o a prestar tal o cual servicio; llévelos al infinito, y si su empresa se llama Constructores ABC, S. A. de C. V., y le dicen que a construir casas, dígales que no, que ustedes tienen una misión más sublime, trascendental e importante que esa, y al ver la cara de extrañados pensando «¿qué se fumó este?», explíqueles que no se dedican a pegar ladrillos con cemento y a poner techos, dígales que ustedes les brindan a las familias seguridad, sentido de pertenencia, comodidad y confort. ¿Ya me agarró la onda?
Elévelos a su máxima expresión. A estas alturas del proceso tienen que empezar a sentirse eufóricos, interesados y motivados a seguir. Cuando quede bien claro este concepto, dígales que entre todos construirán la visión de la organización; eso sí, que la pedrada que lancen sea para pegarles a las estrellas, elévense, no dejen nada fuera, que tiemble el más grande competidor de su sector. No importa en qué fase del proceso de crecimiento estén usted y su equipo, estarán en ese momento pensando en un futuro prometedor, grande, majestuoso. Puede comenzar diciendo: «Queremos llegar a…». Luego de un cafecito y terminar extasiados por el esfuerzo, asegúrese de que su redacción sea clara, hipervisionaria y motivadora.
Hasta aquí vamos bien, pero para que su empresa se mantenga debe tener valores bien cimentados. Esa será la columna vertebral. Ponga los que verdaderamente son parte del espíritu del equipo, no solo por enumerarlos: respeto, justicia, responsabilidad, honestidad, tolerancia, profesionalismo, confianza…
Además de una hipervisión, su organización debe tener el porqué de su existencia, cuál es nuestra misión en el mundo. Somos… Constrúyela en concordancia con sus valores y su visión.
Bueno, luego del receso, le pedirá a su audiencia que piense en 10 factores críticos para hacer realidad su visión y misión; por ejemplo, si su objetivo es construir cohetes de alta tecnología para poblar el planeta Marte, necesitará recursos financieros, ¿verdad? Lo mismo si su organización quiere poner un hotel en El Tunco. Pondere estos factores, estos pueden ser, además, recurso humano especializado, una buena localización, un buen sistema, una base de datos, fidelidad, producto o servicio novedoso, etcétera. Y los que más se repitan póngalos en una matriz de doble entrada. Estos factores irán de forma vertical; en la parte horizontal numere las columnas del uno al 10. Dígales que como la organización es democrática, cada uno de los participantes hará una evaluación de cada factor comparándolo con los nueve restantes. Si la relación con el subsiguiente es fuerte, póngale un tres, consigo mismo es cero; si es mediana, será un dos, y si la ponderación es baja, será un uno en el cuadro que corresponda en la matriz.
Sume las filas de izquierda a derecha y ponga el resultado en el recuadro final en la misma dirección, luego sume las columnas. Cuando tenga ambos resultados, multiplique el primero de la derecha con el primero de abajo de izquierda a derecha, y así sucesivamente, luego ponga los valores en la última columna en su lado derecho, el factor que mayor valor represente es el que en su organización tendrá más peso hasta llegar al décimo.
Haga sus estrategias en relación con esos puestos, trabaje en su plan operativo y agréguele un presupuesto y un flujo de efectivo. Acción que no esté en el presupuesto no existe.
Lo importante de todo esto no es solo pasar momentos agradables de reflexión con su gente para desahogarse; si no hay discusiones, quiere decir que no los motivó. Lo que vale de este trabajo es echarlo a andar de forma estricta. No salga en su barco a la deriva, siempre tenga un plan.